İşinizi Sizin Yerinize Hatırlayan Bir Takip Programı
Bir teknik servisin hangi cihazın hangi aşamada olduğunu, bir güzellik salonunun yarınki randevularını, bir site yönetiminin hangi dairenin aidatı ödemediğini ya da bir şirketin hangi aracının sigortasının bu ay bittiğini bilmesi gerekir. Bu bilgiler defterlerde, mesajlaşma gruplarında veya farklı Excel dosyalarında tutulduğunda bir tarihin kaçırılması an meselesidir.
İşletmeye özel takip programı yazılımıyla bu kayıtları tek bir web tabanlı sistemde topluyor, tarihi yaklaşan işleri otomatik olarak öne çıkarıyoruz. Program hazır bir kalıba göre değil; işletmenizin kullandığı terimlere, adımlara ve raporlama ihtiyacına göre tasarlanır. Muhasebe tarafındaki çözümlerle birlikte genel bir bakış için muhasebe ve takip programları sayfamıza göz atabilirsiniz.
Geliştirdiğimiz Takip Programı Türleri
Teknik servis takibi
Cihaz kabul formu, arıza tanımı, kullanılan parçalar, yapılan işlemler, teknisyen ataması ve teslim durumu tek kayıtta tutulur. Müşteri aradığında cihazının durumunu saniyeler içinde söyleyebilirsiniz. İstenirse cihaz teslim alınırken servis fişi yazdırılır, onarım tamamlandığında müşteriye otomatik bilgilendirme gönderilir.
Randevu takibi
Klinik, salon, danışmanlık ofisi veya saha ekipleri için personel ve hizmet bazlı takvim oluşturulur. Takvim günlük, haftalık veya personel bazında görüntülenir; aynı saate iki randevu verilmesi engellenir ve randevudan önce müşteriye hatırlatma gönderilebilir.
Personel ve puantaj takibi
Çalışanların giriş-çıkış saatleri, izinleri, fazla mesaileri ve devamsızlıkları kaydedilir; ay sonunda puantaj tablosu hazır hale gelir. Puantaj verileri maaş hesaplamasında kullanılmak üzere Excel'e aktarılabilir.
Kira, aidat ve abonelik takibi
Gayrimenkul sahipleri ve site yönetimleri için daire veya dükkân bazında aylık tahakkuk oluşturulur, ödemeler işlenir ve geciken kayıtlar listelenir. Kira artış dönemleri ve sözleşme bitiş tarihleri de takvime eklenerek zamanında hatırlatılır. Abonelik usulü hizmet veren işletmeler için aynı yapı dönemsel faturalandırma takibine uyarlanabilir.
Araç ve filo takibi
Şirket araçlarının sigorta, muayene, periyodik bakım ve lastik değişim tarihleri ile kilometre ve masraf kayıtları araç bazında tutulur.
Stok ve demirbaş takibi
Depodaki ürünlerin ya da şirket demirbaşlarının (bilgisayar, ekipman, alet) nerede ve kimde olduğu; zimmet, iade ve bakım tarihleriyle birlikte izlenir.
Örnek Çalışma: Kurumsal Yenileme Takip Sistemi
Bu alandaki deneyimimizin somut bir örneği, kurumsal kullanım için geliştirdiğimiz yenileme takip sistemidir. Hosting, alan adı ve yazılım lisansı gibi süreli hizmetlerin her biri müşteri, başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve yenileme bedeli bilgileriyle kaydedilir. Sistem, bitiş tarihi yaklaşan hizmetleri önceden listeler ve hatırlatma yapar. Müşteri bazındaki toplu görünüm sayesinde bir müşterinin hangi hizmetinin ne zaman yenileneceği tek ekranda izlenir. Böylece bir web sitesinin alan adı süresi dolduğu için yayından kalkması ya da bir lisansın fark edilmeden sona ermesi gibi durumların önüne geçilir. Aynı mantık bakım sözleşmeleri, garanti süreleri veya periyodik denetimler gibi tarihe bağlı her türlü iş için uygulanabilir.
Hatırlatma ve Bildirim Seçenekleri
Bir takip programının asıl değeri, kullanıcının aklında tutmak zorunda olmadığı tarihleri onun yerine izlemesidir. Hatırlatmalar ihtiyaca göre şu kanallarla kurgulanabilir:
- Program içi uyarılar: Giriş ekranında bugün ve bu hafta yapılması gerekenlerin listesi
- E-posta: Personele veya müşteriye otomatik hatırlatma ve özet e-postaları
- SMS: Kullandığınız SMS hizmet sağlayıcısının altyapısıyla kısa mesaj bildirimi
- WhatsApp: Uygun iş hesabı altyapısıyla randevu ve ödeme hatırlatmaları
SMS ve WhatsApp entegrasyonları üçüncü taraf hizmetlere bağlı olduğundan hangi kanalın kullanılacağını maliyet ve ihtiyaç dengesine göre birlikte belirliyoruz.
Tüm Takip Programlarında Ortak Özellikler
- Rol bazlı kullanıcı yetkileri ve kullanıcıya özel ekranlar
- Bilgisayar, tablet ve telefondan tarayıcı üzerinden erişim
- Gelişmiş arama, filtreleme ve Excel'e aktarma
- Kayıtlara belge veya fotoğraf ekleyebilme imkânı
- Düzenli otomatik yedekleme ve şifreli bağlantı
Nasıl Çalışıyoruz?
Süreç, işinizin nasıl yürüdüğünü dinlediğimiz bir ihtiyaç analiziyle başlar. Hangi bilgilerin kaydedileceği, kimlerin hangi ekranları kullanacağı ve hangi raporlara ihtiyaç duyulduğu netleştikten sonra ekran taslaklarını paylaşır, onayınızla geliştirmeye geçeriz. İlk sürümü temel ihtiyaçlarla devreye alıp kullanım geri bildirimlerine göre geliştirmek hem maliyeti hem de riski azaltır. Takip programında para hareketleri de izlenecekse ön muhasebe programı ile birlikte çalışan bir yapı kurabiliriz. Teslimden sonra kullanıcı eğitimi veriyor, bakım ve destek hizmetiyle sistemi güncel tutuyoruz.