Gmail veya Hotmail ile İş Yapmanın Güven Sorunu
Bir teklif e-postası [email protected] gibi ücretsiz bir adresten geldiğinde, karşı taraf ister istemez bu işletmenin ne kadar kurumsal olduğunu sorgular. Ücretsiz hesaplar kişisel kullanım için tasarlanmıştır ve adresin sahibi siz değil, hizmeti veren şirkettir. Çalışan ayrıldığında hesabın şifresi de onunla birlikte gidebilir, müşteri yazışmaları kişisel bir kutuda kalır ve firmanın bu verilere erişimi zorlaşır.
Ücretsiz adresler dolandırıcılar tarafından da kolayca taklit edilir. Benzer bir isimle açılan sahte hesaptan müşterilerinize fatura ya da IBAN değişikliği bildirimi gönderilmesi, işletmelerin sık yaşadığı bir senaryodur. Kıbrıs kurumsal mail altyapısı, adresin sahipliğini firmanıza verir ve alıcının e-postanın gerçekten sizden geldiğini doğrulayabilmesini sağlar.
Kurumsal E-posta Hizmetimiz Neleri Kapsıyor?
Alan adınız üzerinde satis@, muhasebe@, info@ ya da ad.soyad@ biçiminde ihtiyaç duyduğunuz adresleri oluşturuyoruz. Kurulumu yalnızca sunucu tarafında bırakmıyor, ekibinizin her gün kullandığı cihazlarda da tamamlıyoruz.
- Outlook ve masaüstü istemciler: IMAP ve SMTP ayarlarıyla bilgisayarlarda sorunsuz çalışma
- Telefon ve tablet: iPhone ve Android cihazlarda e-posta, kişi ve takvim senkronizasyonu
- Webmail: Ofis dışındayken herhangi bir tarayıcıdan güvenli erişim
- Spam ve virüs filtresi: Zararlı ekleri ve oltalama (phishing) e-postalarını gelen kutusuna ulaşmadan ayıklama
- Yönlendirme ve otomatik yanıt: İzin dönemleri ve ortak adresler için pratik kurallar
Henüz bir alan adınız yoksa kaydını ve DNS yönetimini Kıbrıs hosting ve domain hizmetimiz kapsamında birlikte planlıyoruz.
Spam Klasörüne Düşmemek: SPF, DKIM ve DMARC
Kurumsal e-postalarda en sık duyduğumuz şikâyet, gönderilen mesajların karşı tarafta spam klasörüne düşmesidir. Bunun nedeni çoğu zaman eksik ya da hatalı DNS kayıtlarıdır. Gmail, Outlook ve Yahoo gibi büyük sağlayıcılar, kimliği doğrulanamayan e-postalara karşı giderek daha katı davranıyor.
- SPF: Alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini tanımlar.
- DKIM: Her mesaja dijital imza ekleyerek içeriğin yolda değiştirilmediğini kanıtlar.
- DMARC: SPF veya DKIM doğrulamasından geçemeyen mesajlara ne yapılacağını belirler ve size rapor gönderir.
Bu üç kaydı alan adınıza ve kullandığınız gönderim kaynaklarına, yani web sitesi formlarına, muhasebe yazılımına ve bülten araçlarına göre yapılandırıyoruz. Böylece teslim oranınız iyileşir, alan adınızın sahte e-postalarda kullanılması da zorlaşır. Gönderen sunucunun kara listelerde olup olmadığını ayrıca kontrol ediyoruz. Ele geçirilmiş bir web sitesi sunucunuzdan spam gönderilmesine yol açabilir; böyle bir durumda kaynağı web sitesi güvenliği hizmetimizle temizliyoruz.
Mevcut E-postalarınızın Kayıpsız Taşınması
Başka bir sağlayıcıdan ya da eski bir hosting firmasından geçiş yapıyorsanız yıllardır biriken yazışmalarınızı geride bırakmanız gerekmez. E-posta taşıma (migration) sürecini şu adımlarla yürütüyoruz:
- Mevcut hesapların, klasör yapısının ve toplam boyutun çıkarılması
- Yeni sunucuda hesapların önceden oluşturulması
- Gelen kutusu, gönderilmiş öğeler ve alt klasörlerin IMAP üzerinden aktarılması
- MX kayıtlarının mesai dışı bir saatte yeni sunucuya yönlendirilmesi
- Geçiş sırasında gelen e-postaların ikinci bir senkronizasyonla tamamlanması
Bu yöntemle çalışanlarınız iş akışını kesmeden yeni sisteme geçer ve arada hiçbir e-posta kaybolmaz.
Google Workspace ve Microsoft 365 Seçenekleri
Her işletmenin ihtiyacı aynı değildir. Küçük ve orta ölçekli firmalar için kendi yönettiğimiz sunucularda barındırılan kurumsal e-posta, maliyet ve kontrol açısından çoğu zaman yeterlidir. Ortak doküman düzenleme, Teams veya Google Meet toplantıları ve geniş bulut depolama alanı gereken ekiplerde ise Google Workspace ya da Microsoft 365 daha uygun olabilir.
Hangi yapıyı seçerseniz seçin; alan adı doğrulaması, kullanıcı açılışları, MX ve güvenlik kayıtları, cihaz kurulumları ve eski verilerin aktarımı tarafını biz üstleniyoruz. Karar aşamasında ihtiyaçlarınızı dinleyip iki yolun artılarını ve eksilerini açıkça paylaşıyoruz. Halihazırda bir Workspace veya Microsoft 365 aboneliğiniz varsa kullanıcı ve lisans düzeninizi gözden geçiriyor, eksik kalan yapılandırmaları tamamlıyoruz.
Kullanıcı, Kota ve Yedekleme Yönetimi
Kurumsal e-posta, kurulduktan sonra da yaşayan bir sistemdir. Yeni bir çalışan için hesap açılması, ayrılan personelin adresinin kapatılması ya da başka bir kişiye yönlendirilmesi, kutusu dolmak üzere olan kullanıcılar için kota düzenlemesi gibi işleri sizin adınıza takip ediyoruz. Sunucu tarafında alınan düzenli yedekler sayesinde yanlışlıkla silinen bir klasörü ya da hesabı geri getirmek mümkün olur.
Hesap güvenliği de yönetimin bir parçasıdır. Zayıf bir şifreyle ele geçirilen tek bir e-posta hesabı, kısa sürede binlerce spam göndererek alan adınızın itibarını zedeleyebilir. Bu nedenle güçlü şifre kuralları belirliyor, olağandışı toplu gönderimleri takip ediyor, gerektiğinde hesabı geçici olarak durdurup şifresini yeniliyoruz.
Lefkoşa, Girne, Gazimağusa, İskele, Güzelyurt ve Lefke başta olmak üzere KKTC genelinde yerinde ya da uzaktan destek veriyoruz. Kurumsal e-postanızı yeni web sitenizle birlikte planlamak isterseniz Kıbrıs web tasarım sayfamıza da göz atabilirsiniz.