KKTC'deki İşletmeler İçin Muhasebe ve Takip Programları
Birçok işletme günlük kayıtlarını hâlâ birbirinden bağımsız Excel dosyaları, defterler ya da ihtiyacını tam karşılamayan eski programlarla tutuyor. İşler büyüdükçe hangi müşterinin ne kadar borcu olduğu, hangi ürünün stokta kaldığı ya da hangi aboneliğin yenileneceği gibi sorulara hızlı ve doğru cevap vermek zorlaşıyor. Bilgi farklı kişilerin bilgisayarlarına dağıldığında hata riski artıyor, raporlama ise saatler alıyor. Excel'in esnekliği küçük ölçekte yeterli olsa da birden fazla kişinin aynı dosyada çalışması, sürüm karmaşası ve formül hataları zamanla kayıtların güvenilirliğini zayıflatıyor.
Bu ihtiyaca yönelik olarak Kıbrıs'taki işletmeler için web tabanlı ön muhasebe ve takip programları geliştiriyoruz. 2017'den bu yana adada yazılım ve web desteği veriyor, farklı sektörlerden kurum ve kuruluşların gerçek iş süreçleriyle yakından çalışıyoruz. Hedefimiz karmaşık menülerle uğraştıran bir yazılım değil, ekibinizin kısa sürede benimseyeceği ve işinizin diliyle konuşan bir sistem kurmak.
Kimler için uygun?
- Perakende mağazalar, toptan satış ve dağıtım firmaları
- Emlak, kiralama ve site yönetimi ofisleri
- Teknik servisler ve saha ekipleriyle çalışan işletmeler
- Klinik, salon ve danışmanlık gibi randevuyla çalışan hizmet işletmeleri
- Araç filosu, abonelik veya bakım sözleşmesi yöneten şirketler
Hangi İhtiyaçlar İçin Program Geliştiriyoruz?
Çözümlerimiz iki ana başlıkta toplanıyor: para hareketlerini düzenleyen ön muhasebe programları ve iş süreçlerini izlenebilir kılan takip programları.
Ön muhasebe
Cari hesaplar, tahsilat ve ödemeler, kasa ve banka hareketleri, stok ile fatura ve irsaliye kayıtları tek veri tabanında birleşir. Kendi geliştirdiğimiz web tabanlı programı işletmenizin yapısına göre uyarlıyoruz; modüllerin ayrıntıları ön muhasebe programı sayfamızda yer alıyor.
Takip programları
Her işletmenin izlemesi gereken şey farklıdır. Geliştirdiğimiz takip programlarından bazı örnekler:
- Teknik servis takibi: cihaz kabulü, arıza kaydı, işlem durumu ve teslim
- Randevu takibi: personel ve hizmet bazlı takvim
- Personel ve puantaj takibi: devam, izin ve mesai kayıtları
- Stok takibi: depo, ürün ve kritik seviye uyarıları
- Abonelik ve yenileme takibi: hosting, alan adı, lisans ve bakım sözleşmeleri
- Kira ve aidat takibi: daire, dükkân ve site yönetimleri için tahakkuk ve tahsilat
- Araç ve filo takibi: sigorta, muayene, bakım ve kilometre kayıtları
Bu örneklerin her biri, işletmenizin akışına göre şekillenen özel takip programı hizmetimiz kapsamında geliştirilir. Ön muhasebe ve takip modülleri birbirine de bağlanabilir; örneğin tamamlanan bir servis kaydının tutarı doğrudan müşterinin cari hesabına, tahsil edilen kira ise ilgili kasa hesabına işlenebilir.
Web Tabanlı Yapı: Her Cihazdan Güvenli Erişim
Programlarımızın tamamı web tabanlıdır. Bilgisayara kurulum gerektirmez; ofisteki masaüstü bilgisayardan, evdeki dizüstünden ya da sahadaki telefondan tarayıcı üzerinden aynı güncel verilere ulaşırsınız. Lefkoşa'daki merkez ofis ile Girne veya Gazimağusa'daki şube aynı anda, aynı kayıtlar üzerinde çalışabilir.
Veriler tek bir bilgisayarda değil sunucuda tutulduğu için cihaz arızası, hırsızlık ya da format işlemi veri kaybı anlamına gelmez. Güncellemeler sunucu tarafında yapıldığından her kullanıcı her zaman aynı sürümle çalışır; kimsenin kendi bilgisayarına program kurmasına veya güncelleme yapmasına gerek kalmaz.
Arayüzler telefon ve tablet ekranlarına uyumlu tasarlanır; saha personeli tahsilatı ya da servis kaydını müşterinin yanında girebilir. Program, tercihinize göre kendi sunucunuzda veya bizim yönettiğimiz barındırma ortamında çalıştırılabilir.
Kullanıcı Yetkileri, Raporlama ve Yedekleme
Yetkilendirme
Her kullanıcı için ayrı hesap açılır ve yetkiler rol bazında tanımlanır. Örneğin satış personeli yalnızca kendi müşterilerini ve tahsilat ekranını görürken muhasebe sorumlusu tüm raporlara erişebilir. Silme veya geriye dönük düzenleme gibi hassas işlemler yalnızca yetkili kişilere açılabilir. İhtiyaç halinde hangi kaydın kim tarafından ve ne zaman oluşturulduğunu gösteren işlem geçmişi de kurgulanabilir.
Raporlama ve Excel
Cari ekstreler, bakiye listeleri, kasa ve banka özetleri, stok durumları ve dönemsel raporlar tarih, bölge, kullanıcı veya para birimine göre filtrelenebilir. Raporlar ekranda görüntülenir, yazdırılır ya da Excel'e aktarılarak mali müşavirinizle kolayca paylaşılır. Yöneticiler için hazırlanan özet ekranda günlük tahsilatlar, vadesi geçen alacaklar ve kasa durumu ilk bakışta görülebilir.
Yedekleme
Veri tabanı düzenli aralıklarla otomatik olarak yedeklenir ve yedekler sunucudan ayrı bir konumda saklanır. Yedekleme sıklığı iş hacminize ve verilerinizin kritikliğine göre belirlenir. Gerektiğinde belirli bir tarihe ait yedekten geri dönüş yapılabildiği için hatalı bir toplu işlem bile kalıcı veri kaybına dönüşmez.
KKTC'ye Özgü İhtiyaç: Çoklu Para Birimi
Kuzey Kıbrıs'ta ticaret tek bir para birimiyle yürümez. Kira ve gayrimenkul işlemleri sıklıkla sterlinle, ithal ürün alımları euro veya dolarla, perakende satışlar ise Türk lirasıyla yapılır. Tek para birimine göre tasarlanmış programlarda bu durum elle kur hesabı ve hatalı bakiyeler demektir.
Geliştirdiğimiz yapıda her işlem kendi para biriminde kaydedilir; cari bakiyeler TL, STG, EUR ve USD bazında ayrı ayrı izlenir. Kur bilgisinin işlemle birlikte saklanması, geçmişe dönük raporların da tutarlı kalmasını sağlar. Böylece kurların hızla değiştiği dönemlerde bile hangi alacağın hangi para biriminde olduğu net biçimde görülür.
Excel ve Eski Programlardan Sorunsuz Geçiş
Yeni bir programa geçerken en büyük endişe, yılların birikimi olan verilerin kaybolmasıdır. Cari listeleri, stok kartları, açılış bakiyeleri ve müşteri iletişim bilgileri gibi verileri Excel dosyalarınızdan ya da eski programınızın dışa aktarım dosyalarından alıyor, temizleyip yeni sisteme aktarıyoruz. Geçişi şu sırayla yürütüyoruz:
- Mevcut verilerin incelenmesi ve tekrar eden ya da hatalı kayıtların ayıklanması
- Deneme aktarımı ve bakiyelerin sizinle birlikte kontrol edilmesi
- Kesin aktarım, kullanıcı eğitimi ve kısa bir paralel kullanım dönemi
Eğitim ve destek
Geçişin ardından kullanıcılarınıza kendi ekranları üzerinden eğitim veriyor, ilk haftalarda gelen soruları öncelikli olarak yanıtlıyoruz. Lefkoşa, Girne, Gazimağusa, İskele, Güzelyurt ve Lefke'deki işletmelere yerinde, diğer durumlarda uzaktan destek sağlıyoruz. Yeni bir rapor, alan veya modül ihtiyacı doğduğunda sistemi işletmenizle birlikte büyütüyoruz.
Hazır kalıplara sığmayan daha kapsamlı süreçler için özel yazılım geliştirme hizmetimizle ihtiyacınıza tam uyan bir yönetim paneli tasarlıyoruz.